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Importar do Excel

Kits para stock, alunos e o equipamento que já têm: os ficheiros modelo e o que fazer com os erros.

Se o agrupamento já tem os kits e os alunos numa folha de cálculo, não precisa de os registar um a um. O EscolaKit lê ficheiros .xlsx, .xls e .csv em três formatos. Só os administradores do agrupamento podem importar.

Onde está

O botão Importar Excel está no Painel e em Administração → Alunos. Abre uma janela que pergunta «Que ficheiro vai importar?» e mostra os três formatos, cada um com as suas colunas:

Num agrupamento que começa do zero, a ordem habitual é: primeiro os Kits para stock, depois as Atribuições de equipamento dos kits que já estão com os alunos e, por fim, os Dados de alunos para completar os encarregados de educação.

Os ficheiros modelo

Cada formato tem o botão Descarregar modelo (.xlsx). O modelo traz a linha de cabeçalho certa e uma folha Instruções que explica cada coluna e diz se é obrigatória. Quando o formato tem a coluna Escola, a folha de instruções lista as escolas do agrupamento com o nome e o código.

Não é obrigatório usar o modelo. O EscolaKit procura as colunas pelo nome:

• maiúsculas, acentos e pontuação não contam («Nº Série», «n serie» e «NSERIE» são a mesma coluna);
• a ordem das colunas é livre e as colunas a mais são ignoradas;
• o cabeçalho pode estar em qualquer uma das primeiras dez linhas, por isso um título por cima da tabela não atrapalha.

Um ficheiro exportado do programa de gestão de alunos (GIAE, Inovar ou outro) serve, desde que os nomes das colunas correspondam. Se não corresponderem, mude o nome da coluna no ficheiro, não os dados.

Kits para stock

Cada linha é um kit: o portátil (nº de imobilizado e nº de série), o hotspot (IMEI) e, se houver, o cartão SIM. Só a primeira folha do ficheiro é lida.

Depois de escolher o ficheiro, indica o que vale para todas as linhas:

• Escola de destino, onde os kits ficam em stock;
• Modelo do portátil;
• Fornecedor, opcional, para a garantia do portátil e do hotspot.

As colunas opcionais são Nº SIM, Carregador hotspot («Cabo» quando é só o cabo; vazio ou «Cabo + carregador» quando são os dois) e Fim garantia (dd/mm/aaaa). Se o modelo de portátil tem modem integrado, o IMEI não é preciso: o kit não leva hotspot.

O EscolaKit mostra uma pré-visualização com cada linha e o que lhe falta. Ao carregar em Importar N kits, cada kit recebe o código seguinte (por exemplo KIT-0054) e fica Disponível.

Atribuições de equipamento

Serve para registar os kits que já estão com os alunos. Cada linha tem o aluno (Processo e Nome) e o portátil (PC, que é o nº de imobilizado, ou Nº série). Pode ter também Hotspot / IMEI, Sim e Escola. O ficheiro pode ter uma folha por ano ou por turma: todas as folhas são lidas.

Na importação escolhe:

• a Data de entrega, aplicada a todas as linhas;
• a Escola, para as linhas que não a trazem;
• o Modelo do portátil e o Modelo do hotspot, só para equipamento que ainda não está registado.

Para cada linha, o EscolaKit procura o portátil:

• se está num kit em stock, entrega esse kit ao aluno;
• se já é o kit deste aluno, não muda nada;
• se não está em nenhum kit, cria um kit novo e entrega-o (para isso precisa do IMEI do hotspot, exceto nos portáteis com modem);
• se está no kit de outro aluno, a linha aparece em Reatribuições e só é importada se a aprovar. A atribuição anterior fica no histórico do kit.

Os alunos novos ficam sem os dados do encarregado de educação, marcados como incompletos, até importar os Dados de alunos ou completar a ficha em Administração → Alunos. Uma linha sem portátil, hotspot nem SIM só regista o aluno.

Dados de alunos

Cada linha é um aluno com o encarregado de educação: Processo, Nome, Escola, Nome EE e Morada EE. O código postal e a localidade são opcionais, e o código postal pode vir em duas colunas (4 e 3 dígitos).

O aluno é reconhecido pelo nº de processo, que é único no agrupamento. Um processo novo cria o aluno; um que já existe atualiza-o. Nunca há alunos duplicados. Uma célula opcional vazia mantém o que já estava registado.

Em Escolas no ficheiro, cada nome da coluna Escola aparece ao lado da escola do agrupamento que lhe corresponde, reconhecida pelo nome ou pelo código. Se alguma não for reconhecida, escolha-a na lista.

Os erros de cada linha

Nas importações de alunos e de atribuições, a pré-visualização marca as linhas com problemas e explica cada um por baixo do nome. O rodapé diz quantas linhas estão prontas («120 de 124 linhas prontas a importar»). As linhas com problemas são ignoradas; as outras são importadas.

No fim, o relatório diz quantos alunos foram criados, atualizados ou ficaram sem alterações, e lista as linhas ignoradas com a folha, a linha e o motivo. O botão Descarregar (.xlsx) (ou Relatório completo (.xlsx)) guarda esse relatório para corrigir com calma.

Os erros mais comuns e o que fazer:

Depois de corrigir o ficheiro, importe-o outra vez. Nas importações de alunos e de atribuições, as linhas que já entraram ficam sem alterações, por isso não há problema em repetir.

Quando o ficheiro não é reconhecido

• «Este ficheiro parece ser de …»: as colunas são de outro formato. Carregue em Importar como … para mudar de formato sem escolher o ficheiro outra vez.
• «Ficheiro não reconhecido»: faltam colunas obrigatórias. A mensagem diz quais. Compare os nomes com o modelo.
• «Não foi possível ler o ficheiro»: o ficheiro não é .xlsx, .xls nem .csv, ou está danificado. Abra-o no Excel e guarde-o de novo como .xlsx.

Cada importação de alunos aceita até 5000 linhas.

Ficou com dúvidas? Fale connosco.