Ajuda Documentos
Os documentos
Cada passo de um kit gera um documento A4, com o timbre do agrupamento, pronto a imprimir e assinar. O EscolaKit guarda uma cópia de cada documento tal como foi emitido.
Os documentos
| Documento | Quando é gerado | Referência |
|---|---|---|
| Auto de entrega | Ao confirmar uma entrega. | AE-… |
| Comprovativo de devolução | Ao confirmar uma devolução. Atualiza-se quando o aluno entrega depois o que faltava. | CD-… |
| Ficha de avaria | Ao registar uma avaria. Atualiza-se a cada passo da mesma avaria. | FA-… |
| Termo de empréstimo | Ao registar um empréstimo. | TE-… |
| Termo de devolução | Ao registar a devolução de um empréstimo. | TD-… |
| Ofício de incumprimento | Quando um administrador o emite na ficha do aluno. Veja Componentes em falta. | OFI-… |
| Resumo dos kits digitais | Em Relatórios → Resumo para impressão, para um ano letivo ou um período. |
O que contém cada um
Auto de entrega, comprovativo de devolução e ficha de avaria têm:
- a identificação: aluno, nº de processo, kit, escola e a data do passo. Pode incluir o nome e a morada do encarregado de educação;
- os componentes do kit, com o identificador de cada peça. No auto de entrega, se o componente está incluído; na devolução e na avaria, o estado verificado (Bom estado, Danificado, Em falta);
- as observações e o registo fotográfico, quando os houver;
- uma declaração do encarregado de educação, conforme o passo;
- duas linhas de assinatura: à esquerda o encarregado de educação ou o aluno, à direita os serviços, com o nome de quem registou o passo.
A ficha de avaria tem também a secção Avaria e intervenção: a descrição, o componente afetado, o estado do processo e as datas de resolução, de envio para a sede e de envio e regresso do fornecedor.
O comprovativo de devolução ganha a secção Atualizações após a devolução quando o aluno entrega mais tarde um componente em falta.
Os termos de empréstimo e de devolução identificam o aluno, o equipamento e as datas (com ou sem prazo), e o texto muda conforme o equipamento voltou ou se perdeu.
O resumo dos kits digitais junta, por escola, o estado atual dos kits, a atividade do período (entregas, devoluções, avarias, componentes em falta) e os kits entregues incompletos, com espaço para a assinatura da direção.
Imprimir
Cada documento abre numa página própria, com os botões Imprimir e Guardar PDF. Os dois abrem a janela de impressão do navegador:
- para papel, escolha a impressora;
- para PDF, escolha «Guardar como PDF» como destino.
A página já está em A4. Imprima a 100 %, sem «ajustar à página». As assinaturas são feitas à mão, no papel: o EscolaKit não recolhe assinaturas digitais.
Onde ficam guardados
Na ficha de cada aluno (Administração → Alunos), o cartão Documentos lista todos os documentos dos seus kits. A coluna Origem diz de onde vem cada um:
- Arquivado na emissão: a cópia guardada no momento em que foi emitido. Não muda, mesmo que o kit, o timbre ou o modelo do documento mudem depois;
- Estado atual do kit: gerado com os dados de hoje;
- Reconstituído do histórico: para entregas e devoluções antigas, de antes de o EscolaKit guardar cópias. Não tem fotografias nem observações, e o estado dos componentes aparece como «Não registado».
Na página de cada kit, os botões Ver auto de entrega, Ver comprovativo de devolução e Ver ficha de avaria abrem o documento do passo atual.
Mudar o aspeto dos documentos
O título, os textos, os blocos e as assinaturas de cada documento mudam-se em Administração → Documentos. Veja Timbre e dados do agrupamento. Os documentos já emitidos não mudam.
Anular um documento
Um documento não se anula sozinho: anula-se o passo que o gerou. Ao anular uma entrega, uma devolução ou uma avaria, o documento desse passo é eliminado. Veja Anular um passo.
Um administrador também pode eliminar uma cópia arquivada, na própria página do documento, com Eliminar. A cópia sai do arquivo com as fotografias e observações que guardava, e não há forma de a recuperar.
Ficou com dúvidas? Fale connosco.